海外ITサービスの国内契約・ウォン決済の手引き

使うツールは決まったのに、決済画面で手続きが止まる例は多く見られます。海外サービスの多くは海外カード決済と英文インボイスしか受け付けません。国内企業の購買手続きは反対側に立っています。見積書と契約書、税金計算書があってはじめて稟議が回り、支出の決裁が終わります。法人カードで決済すれば限度額と承認権限が引っかかり、月ごとに為替で金額が動いて予算と実績がずれます。担当者が個人カードで先に払い後で精算する応急処置もよくありますが、この方法は契約主体を会社ではなく個人にします。その人が異動すればアカウントと決済手段が一緒に消え、更新日を知る人も残りません。詰まっているのはツールの選定ではなく、契約と証憑の形です。だから検討の最初の問いは、何を使うかではなく、誰と契約して何を証憑として受け取るかになります。

海外サービスを国内で使う方法は大きく三つです。一つ目は海外本社と直接契約し、導入と運用だけを国内の会社に任せる形です。契約書に名前を載せるのも請求を受けるのも自社です。二つ目は国内事業者がそのサービスを再販する形で、契約相手は国内法人であり、価格と契約条件もその法人が決めます。三つ目はベンダーとの関係はそのままに、請求と決済だけを国内パートナーが代わりに受ける形です。三つの違いは三か所に現れます。契約書の当事者が誰か、税金計算書を誰が発行するか、価格や条件が変わるとき誰と話すかです。IXCはOneSignalの国内公式パートナーとして国内契約とウォン決済、税金計算書の発行を扱い、メガゾーンのパートナーネットワークでパブリッククラウドの請求を受け、Akamaiとは直接のパートナー関係にあります。三つの形態を一社がすべて通っているため、どの経路がどんな手続きを生むかが並べて見えます。

国内法人と契約すればウォンで請求され、税金計算書が発行されます。支出決裁に添える書類が国内取引と同じになるため、経理と監査の側から問い直される場面がありません。海外本社と直接契約すると残るのは英文インボイスとカード売上票、送金書類です。この二つの束は税務上の扱いが違います。仕入税額控除の可否が分かれ、外貨で書かれた金額をどの時点の為替でどう帳簿に載せるかも別に決める必要があります。月額のサブスクリプションなら、この判断が毎月繰り返されます。検討の場で確認するのは三つです。インボイスに自社の法人名と事業者登録番号が入るか、契約書を国文で受け取れるか、そして監査が求める証憑をその書類が満たすかです。三つのどれかがずれると、導入が遅れるだけで終わらず翌年の決算で戻ってきます。書類の形は契約形態が決めるので、署名の前に財務担当が一度読むべきです。署名の後で証憑を変えるには、契約を開き直すほかありません。

海外事業者と直接契約すると税務判断が二つ付いてきます。一つは付加価値税です。国外事業者が国内へ電子的用役を供給するとき、誰が申告し納付するかは取引相手の性格と、相手が国内で登録しているかどうかで分かれます。事業者間の取引では、供給を受ける側が代理納付する立場が生じます。もう一つは源泉徴収です。支払う金額が使用料に当たるのか役務の対価に当たるのかで源泉徴収の義務が変わり、相手国と結んだ租税条約が税率をさらに調整します。判断の出発点は契約書の文言です。ソフトウェアの使用権を与えたのか役務を遂行したのかが、その文書から読み取れなければなりません。条約を適用するには相手から居住者証明書を受け取る手順も加わります。国内法人と契約すれば、この二つの判断は国内取引に変わって消えます。税務を見る人がいる組織は二つを引き受け、いない組織はこの項目一つが契約形態を決めます。

海外サービスの価格表はたいていドル建てです。その金額がそのまま出ていけば、予算は毎月揺れます。ウォンで請求される形では為替変動を請求する側が吸収し、外貨で請求される形では自社が吸収します。どちらであれ確認するのは換算の時点です。契約日のレートか、請求日のレートか、カード売上確定日のレートかで、同じ月の同じ使用量でも金額が変わります。カード決済には海外利用手数料が乗るため、価格表の数字と請求書の数字は最初からずれます。年間契約と従量課金はここで性格が分かれます。年間契約は金額を一度固定して予算を立てやすい代わりに、使わない分まで先に買います。従量課金は実際の使用に追随する代わりに、繁忙期に予算を超えます。直近十二か月の最低の月と最高の月を書き出し、その幅で決めます。

海外サービスの契約はたいてい自動更新です。通知期限を逃せば次の期間がそのまま始まり、そこからは使っていない分を払います。契約書でまず探す項目は四つです。契約期間の開始日と終了日、解約通知を何日前までにどの方法で出すか、使用量が上限を超えたとき上位区分へ自動的に上がるか、そして途中で規模を減らせる時点があるかです。この四つを見つけ、通知期限の一か月前に担当者名を添えてカレンダーへ載せます。アカウントを作った人と契約を管理する人が違う場合、このカレンダーが唯一のつなぎ目になります。国内パートナーを経る契約では更新の案内が自国語で事前に届き、減額の協議も同じ窓口で進みます。直接契約では案内メールがアカウント所有者のアドレスにだけ届くため、そのアドレスが個人のものなら通知が組織へ届きません。

障害が起きたとき最初に連絡する先が、契約形態ごとに違います。直接契約ではベンダーのグローバルサポートが窓口です。やり取りの言語と時差がそのまま対応時間になり、再現手順とログは自社側で用意して送ることになります。パートナーを経る契約では一次受付と再現、原因の切り分けが国内で行われ、ベンダー公式サポートへは必要な件だけが上がります。確認するのは、サポートの範囲が契約書のどこに書かれているかです。ライセンス契約に付くサポートと、国内の会社が別契約で提供するサポートは別の文書にあり、応答時間の約束も異なります。安いほうが必ず有利とは限りません。決済の担当と技術の担当が別々の会社を相手にすると、問題が起きたときに返信を待つ場所が二か所になります。導入時のオンボーディング支援と、運用に入った後の常時サポートも分けて見ます。前者は一度で終わり、後者は契約期間ずっと続き、金額の差もたいてい後者で開きます。

契約形態が何であれ、データを実際に処理するサーバーは海外にあります。個人情報を扱うサービスなら、国外移転に必要な告知と同意の手順を導入前に確認します。個人情報処理方針に移転先と移転される項目、移転先の国と保有期間を書く必要があり、ベンダーがさらに別の事業者へ委ねる下位処理者の一覧も併せて読みます。国内の会社を経て契約しても、データ処理の責任構造はベンダーのデータ処理条項が定めます。この文書を契約検討の場に載せ、セキュリティ認証の範囲とデータの保管地域、契約終了時の削除手順を一緒に確認します。導入を急ぐときに最も後回しにされやすい項目で、後回しにすれば個人情報の点検で戻ってきます。国内パートナーを経れば、これらの文書を自国語で読み、疑問をまとめてベンダーへ上げるところまで同じ窓口で進みます。英文の条項を法務と個人情報の担当がそれぞれ読み、別々の解釈を持ち寄る場が減ります。

前の項目が片付けば、稟議書は短くなります。契約相手の法人名、請求通貨と決済手段、証憑の形、契約期間と解約通知の期限、サポート窓口、国外移転の告知が必要かどうかを一行ずつ書きます。ライセンス費用と導入・運用サービスの費用は二行に分けて書きます。二つの金額を一行にまとめると、翌年に何が上がったのかが読めません。見積もりを比べるときは月額の単価だけを並べません。同じサービスでも契約形態によって税務の処理と自社担当者の時間、更新協議の難しさが変わり、それが実際の費用の一部です。ツールを決めてから契約経路を選ぶ順序を守れば、同じサービスでも違う金額が出ます。